কীভাবে একটি কোট জেনারেটর কাজ করে?

একটি কোট জেনারেটর হল একটি সরল অ্যাপ যা আপনাকে দ্রুত পেশাদার মূল্য‑কোট তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনার ব্যবসা ও কাস্টমার বিবরণ যোগ করুন, লাইন আইটেমে কর/ছাড় উল্লেখ করুন, এবং ইচ্ছা করলে ডিপোজিট দিন—তখন টুলটি মোট বের করবে, লোকেল অনুযায়ী মুদ্রা ফরম্যাট প্রয়োগ করবে, এবং একটি পরিষ্কার, প্রিন্টযোগ্য PDF আউটপুট করবে। এই জেনারেটরটি অফলাইনে কাজ করে, ডেটা লোকালভাবে সংরক্ষিত থাকে (গোপনীয়তা‑প্রাধান্য), স্যাম্পল ডেটা এবং JSON ইমপোর্ট/এক্সপোর্ট সমর্থন করে, ভ্যালিডিটি তারিখ ও স্ট্যাটাস ট্র্যাকিং অন্তর্ভুক্ত করে, এবং অনুমোদনের জন্য একটি Acceptance সেকশন দেয় যাতে অনুমান থেকে অনুমোদনে দ্রুত যাওয়া যায়।

কীভাবে কোট তৈরি করবেন (ধাপে ধাপে)

1. Quote Generator খুলুন এবং একটি উদাহরণ দেখার জন্য ‘Fill Sample Data’ ক্লিক করুন।
2. আপনার ব্যবসার বিবরণ লিখুন এবং একটি লোগো আপলোড করুন (আপনার ব্রাউজারে লোকালি সংরক্ষিত)।
3. কোট সেটিংস নির্ধারণ করুন: নম্বর, তারিখ, ভ্যালিডিটি দিন (স্বয়ংক্রিয়ভাবে ‘Valid until’ সেট করে), স্ট্যাটাস, মুদ্রা এবং লোকেল।
4. কাস্টমারের নাম, ইমেইল, ঠিকানা এবং ঐচ্ছিক ট্যাক্স আইডি যোগ করুন।
5. লাইন আইটেম যোগ করুন। প্রত্যেক আইটেমে আপনি অন্তর্ভুক্ত/বর্জিত করতে পারেন, পরিমাণ, একক মূল্য, ছাড় %, এবং কর % নির্ধারণ করতে পারেন।
6. ঐচ্ছিকভাবে একটি ডিপোজিট % এবং নির্দিষ্ট দিন নির্ধারণ করুন; ক্যালকিউলেটর ডিপোজিট বাকি এবং গ্র্যান্ড টোটাল দেখাবে।
7. নোটস লিখুন (প্রসঙ্গ, অনুমান) এবং টার্মস (ভ্যালিডিটি, পরিধি, বহির্ভূত বিষয়, পরবর্তী ধাপ)।
8. PDF প্রিন্ট করুন বা JSON এক্সপোর্ট করুন। গ্রহণ হলে Acceptance সেকশনে ক্লায়েন্টের নাম/পদবি/তারিখ রেকর্ড করুন।

যে ফিল্ডগুলো কাস্টমাইজ করতে পারবেন

• আপনার ব্যবসা: নাম, ঠিকানা, ট্যাক্স আইডি, এবং ঐচ্ছিক লোগো।
• কাস্টমার: নাম, ইমেইল, ঠিকানা, এবং ঐচ্ছিক ট্যাক্স আইডি।
• কোট সেটিংস: কোট নম্বর, তারিখ, ভ্যালিডিটি দিন ও ‘Valid until’, স্ট্যাটাস (draft/sent/accepted/expired), মুদ্রা (ISO), এবং লোকেল (উদাহরণ: en‑CA)।
• লাইন আইটেম: বর্ণনা, পরিমাণ, একক মূল্য, লাইন অনুযায়ী অন্তর্ভুক্ত/বর্জন, এবং লাইন টোটাল।
• ছাড়: প্রতিটি লাইন আইটেমে শতাংশভিত্তিক ছাড় সেট করুন (স্বয়ংক্রিয় হিসাব)।
• কর: ডিসকাউন্টের পরে প্রতিটি লাইনের জন্য ট্যাক্স % সেট করুন (সাবটোটাল, ট্যাক্স এবং মোট স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করা হয়)।
• ডিপোজিট: ঐচ্ছিক ডিপোজিট % এবং ‘ডিপোজিট বাকি কত দিনে’—ফেজড প্রকল্পের জন্য উপকারী।
• গ্রহণ: রেকর্ড করে রাখুন ক্লায়েন্টের নাম, পদবি/রোল, এবং গ্রহণের তারিখ।
• নোটস ও শর্তাবলী: পরিধি, অনুমান, সময়সীমা, এবং কি অন্তর্ভুক্ত নেই তা ব্যাখ্যা করুন (কোন আইনগত পরামর্শ নয়)।

পেশাদার কোটের জন্য সেরা অনুশীলন

• পরিধি এবং ডেলিভারেবল সম্পর্কে স্পষ্ট থাকুন—অস্পষ্টতা অপ্রত্যাশিত ফলাফল ডেকে আনে।
• ভ্যালিডিটি উইন্ডো ব্যবহার করুন (যেমন 15–30 দিন) যাতে পুরোনো মূল্য থেকে এড়া যায় এবং ঝুঁকি কমে।
• ঐচ্ছিক আইটেম দেখান (চেক করা নেই বা বর্জিত) যাতে টায়ারড অপশন চাপ ছাড়াই উপস্থাপন করা যায়।
• যদি আপনি ডিপোজিট নেন, পরিমাণ ও ন্যায্য তারিখ উল্লেখ করুন; পেমেন্ট নির্দেশনা টার্মসে যোগ করুন।
• পরিচ্ছন্ন রাখুন: লোগো আপলোড করুন, লোকেল-সঠিক মুদ্রা ফরম্যাট ব্যবহার করুন, এবং যোগাযোগের তথ্য আপডেট রাখুন।

সমস্যা সমাধান

• টোটালই অমিল দেখাচ্ছে: চেক করুন কোনো লাইন আইটেম বর্জিত আছে কি না, পরিমাণ/মূল্য ঠিক আছে কি না, এবং ট্যাক্স/ছাড় শতাংশ সঠিক কি না।
• ভুল মুদ্রা/ফরম্যাটিং: মুদ্রা (ISO) ও লোকেল আপডেট করুন, তারপর পুনরায় PDF প্রিন্ট করুন।
• ডেটা হারিয়ে গেছে: কোটগুলো আপনার ব্রাউজারে অটোসেভ হয়। যদি আপনি স্টোরেজ ক্লিয়ার করে থাকেন বা ডিভাইস পরিবর্তন করে থাকেন, আগের এক্সপোর্ট করা JSON থেকে ইমপোর্ট করুন।

গোপনীয়তা ও ডেটা নিয়ন্ত্রণ

• লোকাল-প্রথম: আপনার ডেটা এই ব্রাউজার ছাড়া কোন জায়গায় যায় না যদি না আপনি এক্সপোর্ট করেন।
• কোটগুলো ডিভাইসের মধ্যে সরাবার বা ব্যাকআপ রাখতে JSON ইমপোর্ট/এক্সপোর্ট ব্যবহার করুন।
• লোগোগুলো লোকাল DataURLs (base64) হিসেবে রাখা হয় এবং কোথাও আপলোড করা হয় না।
• আপনি নিয়ন্ত্রণেই—কোন অ্যাকাউন্ট নেই, কোন ট্র্যকিং নেই, এবং কোন ভেন্ডর‑লক‑ইন নেই।

প্রিন্ট ও PDF টিপস

• পরিষ্কার, বিজ্ঞাপন-হীন লেআউটের জন্য ‘Print / Save as PDF’ ব্যবহার করুন (নেভিগেশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে লুকিয়ে যায়)।
• প্রিন্ট ডায়ালগে পেপার সাইজ ও মার্জিন সেট করুন; A4 বা Letter দুটিই ভালভাবে কাজ করে।
• সহজ ট্র্যাকিং-এর জন্য ফাইলের নাম কোট নম্বর সহ বদলে নিন (উদাহরণ: Q‑0123)।
• যদি টোটাল কাঁচা সংখ্যা দেখায়, currency ফরম্যাটিং আরম্ভ হতে পেজটি পুনরায় খুলুন, তারপর আবার প্রিন্ট করুন।

বারবার জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

• কোট এবং ইনভয়েসের মধ্যে পার্থক্য কী?
  কোট হল একটি মূল্য প্রস্তাব যা কাজ শুরু হওয়ার আগে পাঠানো হয়; ইনভয়েস হল একটি পেমেন্ট অনুরোধ যা আপনি পণ্য বা সেবা সরবরাহ করার পরে ইস্যু করেন। কোটে প্রায়ই ভ্যালিডিটি উইন্ডো ও ঐচ্ছিক আইটেম থাকে; ইনভয়েসে তা থাকে না।
• এই টুলে ডিপোজিট কিভাবে কাজ করে?
  কোট সেটিংসে একটি ডিপোজিট % এবং বকেয়া দিন নির্ধারণ করুন। ক্যালকুলেটর মোটের পাশাপাশি ডিপোজিট জমা পরিমাণ দেখায় যাতে ক্লায়েন্ট উভয় সংখ্যা স্পষ্টভাবে দেখতে পারে।
• আমি কি মুদ্রা ও লোকেল ফরম্যাটিং পরিবর্তন করতে পারি?
  হ্যাঁ। একটি 3-অক্ষরের মুদ্রা কোড লিখুন (যেমন USD, EUR, CAD) এবং একটি লোকেল যেমন en‑CA বা fr‑FR দিন। আপনার ডিভাইসে টোটাল ও ইউনিট প্রাইস স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় ফরম্যাট হবে।
• ঐচ্ছিক আইটেম কীভাবে পরিচালনা করব?
  প্রতি লাইনের Include চেকবক্স ব্যবহার করে ঐচ্ছিক অ্যাড-অন দেখান যা মোটকে প্রভাবিত করবেনা। এটি টায়ারড প্রাইসিং ও আপসেলিংয়ের জন্য দারুণ।