Trình tạo hóa đơn này là gì?

Trình tạo hóa đơn này giúp freelancer, studio và doanh nghiệp nhỏ tạo hóa đơn chuyên nghiệp, sẵn sàng in ngay trong trình duyệt. Thêm logo thương hiệu, giữ danh sách khách hàng có thể tái sử dụng, chọn tiền tệ và vùng, và áp dụng thuế cùng chiết khấu theo từng dòng một cách chính xác. Xác định điều khoản thanh toán và phí trễ hạn tùy chọn một lần, sau đó tái sử dụng bằng preset. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi thiết bị — mọi thứ được lưu cục bộ vào bộ nhớ của trình duyệt. Bạn có thể xuất hoặc nhập JSON cho khách hàng, preset và hóa đơn để chuyển giữa máy hoặc lưu bản sao lưu phiên bản. Khi sẵn sàng, tạo một PDF sạch, dễ truy cập, trông đẹp trên giấy và khi gửi kèm email.

Tại sao dùng công cụ này?

• Làm việc hoàn toàn ngoại tuyến để đảm bảo quyền riêng tư — dữ liệu khách hàng và thanh toán không rời khỏi trình duyệt của bạn.
• Chọn tiền tệ và vùng theo từng hóa đơn để định dạng số, ký hiệu và ngày tháng khớp với khu vực của khách hàng.
• Kiểm soát thuế và chiết khấu ở cấp độ dòng — lý tưởng cho dịch vụ hỗn hợp, chi phí chuyển tiếp và mục được miễn thuế.
• Tiết kiệm thời gian với preset — cố định chế độ thuế, điều khoản, ghi chú và văn bản pháp lý một lần và áp dụng chỉ với một cú nhấp.
• Giảm gõ lại với bảng khách hàng thân thiện — lưu tên, địa chỉ, mã số thuế và email để tái sử dụng.
• Thử nghiệm an toàn với snapshot phiên bản — chụp lại trạng thái, thử thay đổi và khôi phục ngay lập tức nếu cần.
• Xuất backup JSON nhẹ để cộng tác hoặc thay đổi thiết bị dễ dàng — nhập chúng trong vài giây.
• In với sự tự tin — bố cục được tối ưu để tạo PDF rõ ràng, gọn gàng với bảng, tổng và ghi chú dễ đọc.

Cách tạo hóa đơn đầu tiên của bạn

1. Mở trang và nhấp Tải dữ liệu mẫu để nạp một ví dụ thực tế bạn có thể chỉnh sửa.
2. Trong phần Doanh nghiệp của bạn, tải logo lên (tuỳ chọn), rồi nhập tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế (nếu cần).
3. Mở Presets để thiết lập tiền tệ, vùng, thuế mặc định, điều khoản thanh toán theo ngày, và phần trăm phí trễ theo tháng.
4. Thêm khách hàng trong Clients với tên, địa chỉ, mã số thuế và email, sau đó nhấp Use on invoice để áp dụng.
5. Trong Cài đặt hóa đơn, đặt số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày đáo hạn (tự tính từ điều khoản) và số PO tùy chọn.
6. Chọn preset bạn muốn — tiền tệ, vùng, thuế mặc định và điều khoản sẽ được cập nhật tự động.
7. Thêm các dòng mục với mô tả, số lượng, đơn giá và tuỳ chọn chiết khấu cùng phần trăm thuế.
8. Dùng Ghi chú cho hướng dẫn thanh toán hoặc lời cảm ơn; thêm Văn bản pháp lý cho chính sách và điều khoản.
9. Kiểm tra Tiền hàng, Thuế và Tổng trong phần Tổng. Điều chỉnh mục, chiết khấu hoặc tỷ lệ cho đến khi mọi thứ khớp với báo giá.
10. Nhấp In / Lưu dưới dạng PDF để tạo hóa đơn sắc nét, căn trên cùng, sẵn sàng gửi email hoặc lưu trữ.

Mọi thay đổi đều tự động lưu cục bộ. Xuất khách hàng, preset hoặc hóa đơn dưới dạng JSON bất kỳ khi nào bạn muốn sao lưu di động.

Tính năng chính

• Ưu tiên cục bộ: mọi dữ liệu ở lại trong localStorage của trình duyệt — không tài khoản, không tải lên, không theo dõi.
• Tiền tệ và vùng theo từng hóa đơn: đảm bảo ký hiệu, dấu thập phân và ngày tháng khớp với khu vực của khách hàng.
• Chiết khấu và thuế ở cấp dòng: xử lý mục chịu và không chịu thuế cùng nhau mà không phải tính toán thêm.
• Ngày đáo hạn tự động: điều khoản thanh toán (theo ngày) sẽ tính ngày đáo hạn từ ngày hóa đơn.
• Chính sách phí trễ: hiển thị ghi chú phí trễ hàng tháng rõ ràng để khách hàng hiểu kỳ vọng ngay từ đầu.
• Hồ sơ khách hàng tái sử dụng: lưu tên, địa chỉ, mã số thuế và email để lập hóa đơn nhanh và hạn chế lỗi.
• Preset một cú nhấp: lưu tiền tệ, vùng, thuế mặc định, điều khoản, ghi chú và văn bản pháp lý để dùng lại.
• Snapshot phiên bản: lưu tới mười lăm phiên bản cục bộ gần nhất và khôi phục bất kỳ trạng thái trước nào ngay lập tức.
• Nhúng logo đáng tin cậy: hình ảnh tải lên được lưu dưới dạng Data URL để in ngoại tuyến nhất quán.
• Hỗ trợ PO: bao gồm số đơn hàng (PO) cho quy trình doanh nghiệp hoặc mua sắm.
• Phản hồi autosave tinh tế: chỉ báo nội tuyến xác nhận thay đổi mà không cần cửa sổ bật lên.
• JSON di động: xuất/nhập khách hàng, preset và hóa đơn để sao lưu hoặc làm việc đa thiết bị.

Mẹo

• Tạo một preset cho mỗi khu vực pháp lý (và mỗi năm nếu thuế thay đổi) để bạn chuyển đổi quy tắc thuế mà không phải chỉnh thủ công.
• Dùng chiết khấu ở cấp dòng để thể hiện giá gói hoặc cử chỉ thiện chí trong khi vẫn giữ đơn giá chuẩn hiển thị.
• Đánh dấu dịch vụ được miễn thuế bằng dòng thuế 0% và giữ các mục chịu thuế ở tỷ lệ phù hợp trên cùng một hóa đơn.
• Cần tiền tệ khác? Nhân bản hóa đơn, đổi tiền tệ và vùng, để định dạng được cập nhật tự động.
• Thêm hướng dẫn thanh toán — chuyển khoản ngân hàng, Interac e-Transfer hoặc liên kết thẻ — vào phần Ghi chú để đẩy nhanh việc thanh toán.
• Tóm tắt các điều khoản pháp lý (phí trễ, hoàn tiền, phạm vi cấp phép) trong Văn bản pháp lý và liên kết tới điều khoản đầy đủ nếu cần.
• Trước khi chỉnh sửa lớn, lưu một snapshot để bạn có thể so sánh phiên bản hoặc hoàn tác bằng một cú nhấp.
• Xuất clients.json thường xuyên để giữ một sổ địa chỉ di động và có phiên bản của khách hàng.
• Khi bạn thay đổi thuế hoặc điều khoản, xuất presets.json và nhập lại trên các thiết bị khác để đảm bảo nhất quán.
• Giữ tên mục dòng ngắn và tập trung vào kết quả; đặt chi tiết phạm vi dài trong đề xuất hoặc Bản mô tả công việc (SOW).

Ví dụ

Các tình huống thực tế và cách cấu hình chúng trong hóa đơn của bạn:

• Thuế hỗn hợp: tính phí dịch vụ thiết kế theo tỷ lệ chuẩn trong khi đặt mục hosting hoặc tên miền là 0% thuế.
• Hóa đơn đặt cọc: thêm “Đặt cọc dự án (30%)” với số lượng 1 và đơn giá bằng 30% tổng phí dự án.
• Phí duy trì hàng tháng: một dòng tên “Phí duy trì hỗ trợ”, số lượng 1, đơn giá cố định và điều khoản 30 ngày.
• Chi phí phần cứng chuyển tiếp: liệt kê mặt hàng theo giá vốn với tỷ lệ thuế chính xác; thêm ghi chú rằng đó là chi phí chuyển tiếp.
• Tính theo giờ số lượng lớn: “Giờ phát triển” với số lượng lấy từ bảng công và đơn giá theo mức giờ của bạn.
• Gói giảm giá: giữ các dòng dịch vụ chuẩn, sau đó thêm một dòng tên “Giảm giá gói” dùng phần trăm chiết khấu dương.
• Khách quốc tế: đặt vùng theo khu vực của khách và tiền tệ theo tiền tệ của họ; bao gồm hướng dẫn chuyển khoản trong Ghi chú.
• Không có logo? Không sao: bỏ qua logo và dựa vào tên doanh nghiệp và địa chỉ — bố cục in vẫn trông gọn gàng.

Khắc phục sự cố

• Số trông chưa được định dạng: đặt tiền tệ và vùng cho hóa đơn — tổng sẽ được định dạng khi hiển thị.
• Ngày đáo hạn không đúng: kiểm tra điều khoản thanh toán trong preset đang dùng và xác nhận ngày hóa đơn.
• Logo không tải được: dùng định dạng phổ biến (PNG hoặc JPEG) và tránh file quá lớn có thể làm bộ nhớ căng thẳng.
• Tổng tiền sai: xác nhận số lượng và đơn giá là số, sau đó kiểm tra chiết khấu và phần trăm thuế cho từng dòng.
• Không có thuế trên một dòng: đảm bảo các mục chịu thuế có tỷ lệ thuế lớn hơn 0% và mục miễn thuế được đặt 0%.
• Khách hàng chưa được áp dụng: chọn khách hàng từ menu xổ xuống hoặc nhấp Use on invoice trong bảng Clients.
• Preset không cập nhật trường: sử dụng bộ chọn Preset; áp dụng preset sẽ cập nhật mặc định thuế, tiền tệ, vùng và điều khoản.
• Lưu ý quá hạn xuất hiện: kiểm tra ngày đáo hạn; nếu hôm nay đã vượt quá ngày đáo hạn, trạng thái Quá hạn sẽ hiển thị tự động.
• Bản in bị lệch: dùng nút In / Lưu dưới dạng PDF tích hợp — bố cục được tinh chỉnh cho lề tiêu chuẩn.
• Dữ liệu bị mất sau khi xóa cache: nhập lại các bản sao lưu JSON đã xuất (khách hàng, preset, hoặc một hóa đơn cụ thể).

Câu hỏi thường gặp

Dữ liệu của tôi có bị tải lên không?

Không. Mọi thông tin được lưu cục bộ trong trình duyệt của bạn. Logo được nhúng dưới dạng Data URL, và việc in sử dụng máy in PDF của hệ thống. Bạn có thể xuất bản sao lưu JSON bất kỳ lúc nào.

Tôi có thể thay đổi tiền tệ theo từng hóa đơn không?

Có. Đặt tiền tệ và vùng cho từng hóa đơn — hoặc dùng preset để áp dụng mặc định vùng bạn thích với một cú nhấp.

Phí trễ hoạt động như thế nào?

Định nghĩa phần trăm phí trễ hàng tháng trong một preset. Hóa đơn sẽ hiển thị ghi chú rõ ràng để khách hàng hiểu chính sách trước khi thanh toán.

Tôi có thể tạo hóa đơn cho mục được miễn thuế không?

Hoàn toàn có thể. Đặt phần trăm thuế là 0% cho các dòng được miễn và giữ tỷ lệ bình thường cho các dòng chịu thuế trong cùng một hóa đơn.

Nếu tôi cần chỉnh sửa lại hóa đơn thì sao?

Lưu một snapshot trước khi chỉnh sửa. Bạn có thể so sánh phiên bản hoặc khôi phục ngay lập tức. Xuất JSON hóa đơn để giữ bản sao phiên bản.

Làm sao để xử lý đặt cọc và hóa đơn cuối cùng?

Tạo một hóa đơn đặt cọc cho phần trăm trả trước. Đối với hóa đơn cuối, liệt kê dịch vụ còn lại và tùy chọn thêm một dòng chiết khấu để phản ánh khoản đã thanh toán trước.

PDF có hỗ trợ truy cập (accessible) không?

Có. Chế độ in sử dụng HTML có cấu trúc, tương phản tốt và thứ tự đọc hợp lý, hoạt động tốt với trình đọc màn hình.

Tôi có thể cộng tác với đồng nghiệp không?

Có. Chia sẻ clients.json, presets.json hoặc invoice.json qua kênh bạn thường dùng. Đồng nghiệp có thể nhập cục bộ trong vài giây.

Thực hành tốt nhất

• Giữ một preset cho mỗi khu vực pháp lý (và cho mỗi năm) thay vì viết lại preset cũ. Điều này giữ lịch sử chính xác và có thể kiểm toán.
• Dùng sơ đồ đánh số hóa đơn nhất quán phù hợp hệ thống kế toán của bạn để dễ tìm kiếm.
• Viết mô tả mục ngắn, hướng tới kết quả và đặt chi tiết pháp lý hoặc phạm vi dài trong SOW hoặc hợp đồng của bạn.
• Xuất sao lưu JSON sau mỗi chu kỳ thanh toán và lưu kèm với file dự án hoặc trong hệ thống quản lý phiên bản.
• Bao gồm phương thức và khung thời gian thanh toán trong Ghi chú để giảm trao đổi và thúc đẩy thanh toán nhanh hơn.
• Nếu bạn cung cấp chiết khấu trả trước, hiển thị rõ ràng bằng một dòng chiết khấu để minh bạch.
• Bao gồm mã số thuế và bất kỳ văn bản bắt buộc theo khu vực để tuân thủ.
• Trước khi áp dụng thay đổi preset rộng cho hóa đơn đã hoàn tất, lưu một snapshot để bạn có thể hoàn tác nếu cần.

Quyền riêng tư và xử lý dữ liệu

Trình tạo hóa đơn này được thiết kế để riêng tư và lưu mọi thông tin cục bộ.

• Mọi dữ liệu hóa đơn và khách hàng được lưu trong localStorage của trình duyệt.
• Ảnh logo được nhúng dưới dạng Data URL và không bao giờ được tải lên máy chủ.
• Việc in sử dụng máy in PDF của hệ thống bạn — không cần chuyển đổi trực tuyến.
• Các file JSON xuất ra ở trên thiết bị của bạn và dễ sao lưu hoặc đưa vào kiểm soát phiên bản.
• Trên máy tính dùng chung, sử dụng Reset All để xóa dữ liệu cục bộ khi bạn xong việc.
• Khi cộng tác, chỉ chia sẻ những gì cần thiết (khách hàng, preset hoặc một hóa đơn) để giảm rủi ro lộ dữ liệu.
• Tránh dùng máy công cộng cho công việc nhạy cảm; nếu bắt buộc, hãy xóa dữ liệu trước khi rời đi.
• Cân nhắc mã hóa các bản sao lưu chứa địa chỉ khách hàng, mã số thuế hoặc ghi chú hợp đồng.